L’interrogation se rapportant au « faire » ou « faire faire » devient récurrente dans les entreprises. Ce, quelles que soient la taille ou le secteur d’activité. Externaliser ou internaliser ? Il est de plus en plus difficile, sinon quasi impossible d’innover de manière isolée et déconnectée. Pour choisir entre externalisation ou internalisation, le temps est souvent le premier des indicateurs. En effet, l’entreprise devra évaluer si la mission correspond à un besoin ponctuel. Elle devra jauger si elle s’inscrit au contraire dans la durée.  Le poste créé sera-t-il conservé au sein de la structure ou va-t-il disparaitre une fois la mission achevée ? Dans ce dernier cas, la durée de la mission doit être évaluée avec précision.

L’externalisation concerne aujourd’hui tous les secteurs d’activité. Qu’il s’agisse d’un métier ou d’un service entier : comptabilité, RH, informatique, relation commerciale, logistique ou la production… Quand faut-il privilégier l’externalisation ou l’internalisation d’une expertise ? Quels sont les facteurs à prendre en compte ? 

Externaliser ou internaliser : La pérennité de la mission

Dans le cadre d’une mission de management de transition, la question ne se pose pas, externaliser est quasiment incontournable. Elle nécessite une approche de type « consultant » avec la maîtrise de méthodologie projet pour impulser et animer la transformation. Elle nécessite tout autant de l’expertise opérationnelle pour manager l’équipe dans son quotidien lors de cette transformation. Vu sous cet angle, c’est un rôle particulièrement délicat à attribuer en interne lorsqu’on parle des termes : externaliser ou internaliser.

Dans le cas d’une mission de conseil, le choix est plus libre et sera davantage lié à la disponibilité de l’expertise recherchée.

La disponibilité de la ressource en interne : Externaliser ou internaliser 

L’entreprise en question a-t-elle à sa disposition des ressources capables de mener à bien la mission ? Les salariés disposent-ils de l’expertise ou de l’expérience souhaitable pour sa réalisation ?

Dans le cas où la réponse à ses questions est positive, il est nécessaire de savoir dans quels délais le collaborateur identifié pourrait être opérationnel. La prise de poste peut être plus ou moins rapide en fonction des projets en cours de gestion. S’il s’agit d’un besoin urgent, alors il faudra là aussi faire appel à un consultant externe.

Dans la mesure où la mission est durable, mais que les ressources internes manquent, la question de la capitalisation est cruciale. Dans quelle mesure est-il possible et intéressant de former ses salariés ? Les enjeux de la mission sont-ils suffisamment clés pour que l’entreprise les fasse monter en compétences ? Des réponses à ces questions vous aideront à statuer sur votre décision.

L’expertise ou la connaissance de l’entreprise ?

Afin d’opérer votre choix, vous devez tenir compte de l’environnement de projet qui compte énormément. Si l’on reconnaît au consultant sa capacité rapide à s’intégrer, une connaissance d’autres environnements et la maîtrise de méthodologie projets comme dans certains cas, la connaissance des procédés à l’interne et de la culture de l’entreprise fait du salarié un candidat plus idéal.

Bien que cette culture environnementale soit bénéfique à plusieurs égards, elle peut également aller à l’encontre des intérêts de la mission et de l’entreprise. Ceci pour dire que plus les missions sont stratégiques, plus la dimension politique est forte. Dans une phase d’audit, la position d’un salarié qui doit faire entendre à son supérieur que certains choix stratégiques sont à revoir peut-être extrêmement délicate. Tout comme la mise en place d’une stratégie qui contesterait ses intérêts futurs, une fois la mission terminée.

Passer par une personne à l’externe permet de prévenir ces situations conflictuelles. Faire appel à un consultant, ce sera d’autant plus intéressant s’il est indépendant. Il peut alors apparaître comme la meilleure solution, car délié de tout attachement et de tout affect. Il interviendra avec pragmatisme, objectivité et pourra également remettre en cause des décisions sans craindre des représailles pour sa carrière.

Externaliser ou internaliser : La compétence et la ressource

La compétence est une des raisons principales d’externalisation dans les TPE et PME. Les fonctions comme celles liées à la comptabilité, la paie ou encore le recrutement ont la particularité de représenter un risque important. En cas de perte de temps et d’erreurs, les conséquences peuvent engendrer des sanctions financières. Elles peuvent mener aussi à la responsabilité et la survie de l’entreprise. Ainsi, les entreprises préfèrent s’appuyer sur des professionnels détenteurs des connaissances afférentes à leur domaine de compétences. Tout ceci, dans un cadre où des règles de confidentialité ont été fixées. Cette notion de compétence est souvent associée à celles du recentrage sur le cœur de métier et du temps disponible. Il s’agit là aussi des critères de choix vers l’externalisation.

Un autre facteur de décision concerne ensuite la ressource. Certaines activités nécessitent d’être doté de certains outils particuliers, dont il faut avoir la maîtrise et les capacités de maintenance ou d’actualisation. L’exemple se vérifie pour la gestion de la comptabilité et de la paie qui imposent de disposer de logiciels adaptés. En optant pour cette solution, les dirigeants souhaitent donc éviter des investissements en bénéficiant de la ressource du prestataire.

Prendre en compte l’aspect financier

Les entreprises s’appuient pour la plupart sur la rentabilité. Le coût est couramment un élément déterminant dans la prise de décision. Il doit être pris en compte en fonction de la durée et du type de la mission. Dans le cas où celle-ci serait longue, la ressource interne peut se révéler plus abordable. Si elle est au contraire de courte durée, le recours à l’externalisation s’avèrera probablement moins coûteux.

Il serait toutefois plus judicieux de raisonner en termes de valeur ajoutée. La réussite du projet devrait primer sur toute autre considération. En toute logique, les conséquences financières qui en découlent ont toujours un impact bien supérieur aux frais engagés pour mobiliser et former un salarié ou pour recruter un consultant externe.

Selon l’analyse, il s’avère en effet plus rentable de faire appel à un acteur externe spécialisé. Celui-ci, dont c’est l’activité première, peut réaliser des économies d’échelle lui permettant de proposer des tarifs avantageux à ses clients. Les besoins de flexibilité, notamment en périodes de pics d’activité, peuvent ensuite être invoqués pour être capable de s’adapter rapidement.

L’externalisation relève donc d’un choix propre à chaque entreprise, selon sa taille, ses besoins, son organisation, son dirigeant… Aussi, s’offrent à elles d’autres alternatives intermédiaires. Elles peuvent ainsi envisager de faire appel à un service spécialisé. Elles peuvent mettre en place un contrat à mi-chemin entre l’interne et l’externe où le prestataire assure notamment formation, mise à jour et aide technique.

Ceci étant, entre le design totalement intégré et celui totalement externalisé, de nombreuses possibilités existent et les situations mixtes sont aussi nombreuses que diverses. Hiddekel-Services vous propose des services à hauteur de vos désirs et du degré d’implication dont vous nous ferez bénéficier. Contactez-nous, nous saurons vous satisfaire.