Il est difficile aujourd’hui pour la plupart des entrepreneurs de gérer seuls toutes tâches en rapport avec leurs business. Raison pour laquelle, les assistants virtuels sont de plus en plus sollicités. Ces derniers s’occupent en grande partie de plusieurs tâches et vous permettent en tant que chefs d’entreprise d’avoir plus de temps pour vous-même et pour les tâches ayant un impact sérieux sur votre entreprise. Cependant, nombreux sont ces entrepreneurs qui ne savent pas comment travailler efficacement avec leur VA. Ce qui agit beaucoup sur leur productivité. Vous désirez savoir comment rester en parfaite symbiose avec votre nouvel assistant virtuel ? Voici quelques conseils.  

Assistant virtuel : Définition

Travaillant indépendamment, l’assistant virtuel est un entrepreneur qui offre différents services pouvant aider les chefs d’entreprise à alléger leur tâche au bureau. Selon ses compétences, il peut apporter un soutien administratif, s’occuper de plusieurs tâches spéciales pour les entreprises, gérer le marketing, etc. En plus de cela, l’assistant peut également aider à préparer un bon voyage pour les personnes très occupées ou qui ne sont plus en mesure de faire beaucoup d’effort. 

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Quelques conseils pour bien travailler avec son assistant   

• Faire la liste des tâches à externaliser

C’est la première des choses à faire avant même de vous entretenir avec l’assistant virtuel. Vous devez déterminer les différentes tâches que vous allez lui déléguer et vous faites une estimation du temps que vous gagnez en lui confiant ces différentes tâches. La plupart des gens délèguent leurs tâches administratives, leur service de secrétariat, toutes les tâches en rapport avec le marketing digital ainsi que leur comptabilité. 

Si vous avez toujours de doute pour confier ces tâches, notez que le fait de le faire pourra vous permettre de faire plus de 40% d’économie. En effet, embaucher un VA vous épargne l’investissement dans l’achat des outils de bureau ou encore le paiement de loyer. Vous pouvez donc investir ce bénéfice dans votre entreprise ou l’utiliser pour payer d’autre objet très utile ou important pour vous. 

• Déterminer les compétences pour ces tâches

Après avoir fait la liste des tâches à déléguer, vous devez choisir les compétences que votre assistant virtuel doit avoir pour pouvoir bien gérer ces tâches. Il est clair que vous n’allez pas confier la gestion des finances à un assistant spécialisé dans la gestion des tâches administratives. De même, vous devez savoir si la maîtrise parfaite de la langue française ou anglaise est importante pour les tâches à externaliser. 

Choisissez un VA qui a un niveau moyen en français pour les tâches de comptabilité. Par contre, pour la rédaction de vos articles de blog, vous devez opter pour un assistant virtuel qui manie à la perfection la langue française. Pour la gestion de vos réseaux sociaux ou vos pages, vous allez vous tourner vers quelqu’un qui est bien assis dans le community management. 

• Mettre en place une bonne stratégie de communication avec votre assistant virtuel

Une fois que les compétences sont déterminées, vous pouvez passer au choix de votre assistant virtuel. Après quoi vous lui montrez vos attentes et vous établissez de bonnes bases pour une meilleure collaboration. Parlant de bonnes bases, il y a la communication qui est très importante, surtout dans le cadre professionnel. C’est la clé même de la réussite de n’importe quelle relation, et encore plus au début de la collaboration. Vous devez le contacter de façon régulière, histoire d’apprendre à mieux le connaître, à sympathiser avec lui et lui faire confiance. Et une fois la confiance établie, vous pouvez lui déléguer plus de travail et vous concentrez vous-mêmes sur les autres tâches. Aussi, le fait de communiquer clairement avec votre assistant le motive à plus se donner à votre travail. Et il pourra bien faire son travail si vous répondez fréquemment à ses requêtes.

• Partager vos outils de travail et vos dossiers avec votre assistant virtuel

Pour que votre assistant travaille bien avec vous, vous devez partager avec lui toutes les informations qui peuvent s’avérer utiles pour lui. Notamment, les codes d’accès, les images et les données nécessaires pour qu’il fasse bien ce pour quoi vous l’avez recruté. 

Vous pouvez également constituer un dossier avec une liste de tous les projets en cours au sein de votre entreprise. Cela vous permet de suivre de manière efficace son avancement. Vous avez plusieurs outils pour effectuer ce partage. Il y a par exemple Google Drive ou encore Dropbox qui représentent d’excellents choix. Avec ces outils, vous aurez même la possibilité de faire des remarques sur le travail de votre assistant virtuel et aussi lui montrer les tâches à traiter en priorité.