Développer et implanter une stratégie de communication efficace se trouve être la base dans toute entreprise. Elle permet de se faire entendre, d’être compris et non moins important, de créer des liens. Comment communiquer avec votre assistant virtuel? Avec votre assistant virtuel, toute la communication ou presque se fera par le biais du numérique.
Après avoir embauché votre assistant virtuel, vous êtes tenu de travailler de la plus belle des manières avec lui. Vous vous êtes certainement assuré qu’il correspond bien à votre demande selon vos critères. Déterminer dès l’entame les tâches « gourmandes » en temps que vous souhaitez lui attribuer. Soyez clair et concis lors de la délégation des tâches.
Une communication fluide et des critiques constructives
D’abord, la communication est la clé d’un travail réussi, nous ne cesserons de le répéter. Prenez toujours le temps au début d’une journée de prendre des nouvelles de votre assistant. Menez une petite discussion en fin de journée après le rapport du jour si possible. Ensuite, engagez des discussions n’ayant pas forcément rapport au boulot avec votre assistant virtuel pendant les moments de relâche. Intéressez-vous à lui. Cela facilite grandement le partage des informations. Faites des critiques constructives qui permettront à votre collaborateur de changer, voire de parfaire sa stratégie de travail et être plus efficace. Des propos positifs apportent plus de détermination et d’engouement à votre assistant virtuel. Enfin, discutez des points à améliorer, mettez en avant les qualités de votre assistant. De cette manière votre assistant se sent en confiance et ce sera le moment idéal pour lui de vous faire part des idées ou propositions pour améliorer le travail et avoir un rendement meilleur.
Utiliser les différents moyens de communication
Avec le numérique aujourd’hui, travailler efficacement devient de plus en plus aisé pour les entreprises et les particuliers. Pour communiquer, vous avez la possibilité de contacter votre assistant par courrier électronique. Vous pouvez tout aussi vous inscrire sur une plateforme de discussion qui sera votre canal d’échange, pour vous et votre assistant. Skype, qui est une application de messagerie et appel vidéo vous sera forcément utile pour garder le contact. Il est important d’organiser de façon régulière des réunions ou rencontres autour d’un café afin de discuter, avoir des informations sur l’évolution des tâches et répondre aux préoccupations de votre assistant dans la mesure du possible.
Communiquer avec votre assistant virtuel: Faire recours au télétravail
Il faut avouer que le coronavirus a fait adopter pour la quasi-totalité des entreprises ce moyen de travail. Généralement, la distance entre vous et votre assistant n’est pas minime. C’est d’autant plus idéal d’opter pour ce mode de travail. Avec Zoom, un logiciel de visioconférence, vous pouvez tenir durant des heures une réunion ou des débats en vidéo-conférences. Appelez votre assistant à tout moment depuis votre téléphone ou votre ordinateur et communiquez en temps réel avec lui. Lors de vos réunions, soyez précis dans les tâches et les objectifs que vous souhaitez atteindre. Cela vous permettra de travailler avec une bonne base et d’éviter les malentendus. Tenez toujours votre assistant informé du moindre changement.
Communiquer avec votre assistant virtuel: Donnez-lui accès aux informations et aux outils de travail
Des outils de base sont nécessaires quant à l’embauche puis le travail d’un assistant virtuel. À défaut d’un local, dont vous pouvez vous passer, il doit avoir un ordinateur de bonne facture et disposer d’un accès à internet fluide. Assurez-vous que votre collaborateur dispose de ces outils nécessaires à son travail et fournissez-les-lui si non et si vous en avez la capacité. Passez ce cap, il a besoin d’avoir accès à vos données personnelles toujours dans le cadre du professionnel bien sûr. La qualité du travail de votre assistant virtuel dépend des outils et informations qu’il a à sa disposition. Faites confiance à votre assistant virtuel en lui donnant l’accès à votre mail, car il sera appelé à envoyer des mails en votre nom et au nom de l’entreprise. Soit pour répondre ou pour passer des commandes, soit pour réaliser des factures aux clients. Google Drive vous sera utile pour le partage des documents et des données. Grâce à votre assistant virtuel, optimiser votre productivité.
Il est indispensable de ne pas acculer votre assistant ni abusé de son temps à loisir. À travers le moyen de communication mis en place, vous pouvez suivre le travail que fait votre assistant virtuel et l’orienter si nécessaire. Communiquer efficacement avec votre assistant vous procurera un résultat satisfaisant.
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