Un assistant virtuel est un collaborateur à distance. C’est une personne qui a la capacité de prendre en charge les tâches que vous n’aimez pas faire. Embaucher le plus souvent par les petites et moyennes entreprises, les assistants virtuels améliorent la productivité tout en réorganisant efficacement vos données. Très souvent solliciter pour différentes tâches dites chronophages, un assistant virtuel doit avoir à sa disposition des outils et compétences nécessaires dans l’exécution de sa mission.

Les outils nécessaires à un assistant virtuel

Un ordinateur performant pour un assistant virtuel 

C’est le principal outil de travail d’un assistant virtuel. Un assistant virtuel doit avoir un ordinateur en bon état de marche, rapide et ayant une grande capacité de sauvegarde. Il y a en effet des logiciels qui demandent assez d’espace. Si votre poste de travail est lent au démarrage, met du temps pour l’ouverture d’un logiciel ou rame d’un logiciel à un autre alors il est saturé ou obsolète. Dans ce métier, il est impossible de se passer d’un ordinateur. Encore moins d’un téléphone, de préférence intelligent. Vous devez être joignable à tout moment d’où l’obligation d’avoir un numéro professionnel.

Une bonne connexion internet

Une connexion haut débit est l’une des nécessités les plus essentielles que doit avoir un assistant virtuel. Il faut comprendre qu’un travail digital se fait en ligne. Cela étant, il nécessite forcement une connexion internet et pas des moindres. Avec ça, vous aurez la possibilité de faire des recherches sur vos différentes tâches et mener à bien vos missions.

Une adresse mail

 Il est nécessaire d’avoir un compte mail personnel et/ou professionnel pour que vous parviennent les messages et recommandations de vos clients. Nous vous recommandons d’opter pour une adresse mail professionnelle, différente de celle que vous avez l’habitude d’utiliser. Vous serez appelé si vous êtes en freelance à passer des commandes ou répondre à des messages pour l’entreprise avec laquelle vous êtes en partenariat. Si l’entreprise ne vous fournit pas une adresse mail d’office, vous serez convié à utiliser la vôtre. Il en est de même pour une ligne téléphonique professionnelle, afin de recevoir les appels uniquement liés au travail.

Logiciel 

Trouvez un ou des logiciels adéquats pour votre travail. Le logiciel dont vous aurez besoin dépend de vous et des besoins de votre entreprise (gestion de projet, groupe de travail, partage de fichier, création de contenu, etc.). Google Docs, sheet et Dropbox parmi tant d’autres sont des outils dont vous aurez besoin dans vos tâches. Si vous avez un compte Gmail, Google sheet vous permet d’utiliser des fiches de calculs en ligne. Vous pouvez ainsi travailler à l’unisson avec d’autres personnes sur le même document. Quant à Dropbox, il facilite le stockage, le partage et l’archivage des fichiers en ligne. Et pour finir Skype, est un outil de communication facile et très pratique à utiliser. Les employeurs peuvent grâce à cette application ou logiciel faire des appels vocaux ou vidéos et tenir des conférences avec leurs assistants virtuels.

Un carnet d’adresses

Un assistant virtuel doit entretenir un bon carnet d’adresses. Avoir le contact facile et un bon sens du relationnel est un atout. Tisser des liens avec vos clients. Cela vous aide à mieux coopérer et à avancer facilement dans vos projets. Tout en atteignant vos objectifs, vous réalisez les objectifs de vos clients simultanément.

Des compétences à avoir pour un assistant virtuel

Si vous êtes un assistant virtuel ou vous souhaitez devenir une assistante virtuelle, vous devez avoir des compétences nécessaires à votre profession. Les qualités ou compétences d’un bon assistant virtuel sont les mêmes que ceux d’un assistant classique (présent).

Gestion de projet

Savoir créer des outils pertinents pour la mission dont vous avez la charge. Faire le suivi des tâches, mettre le client en confiance et lui donner un deadline. Assurez-vous de respecter le délai donné pour maintenir la confiance et satisfaire à vos objectifs.

Prise de rendez-vous et sens de l’organisation

Un assistant virtuel doit maitriser la tenue d’un agenda. Il doit savoir organiser la prise de note des rendez-vous et communiquer à son employeur toutes les rencontres de la journée. Faites-le tôt pour qu’il puisse organiser sa journée convenablement. En tant qu’assistant virtuel vous devez également avoir le sens de la minutie. Planifiez votre journée pour ne pas oublier un des programmes préalablement établis. Mettez en place une stratégie de communication et marketing fiable et structurée.

Assistant virtuel: Rédaction 

Avoir des compétences rédactionnelles peut constituer un grand atout pour un assistant virtuel. Pendant vos échanges avec les clients, faites attention à vos écrits. Car à la moindre erreur, vos clients peuvent se détourner et refuser de conclure le contrat. Il se peut que vous soyez amené à produire des articles pour un blog. Et lorsque vous écrivez sur le blog de votre client, assurez-vous qu’il n’y ait pas de fautes. Son blog représente tout autant sa vitrine face à ses prospects. Vérifiez toujours vos écrits pour éviter les critiques négatives. Elles ne seront pas en votre faveur. Encore moins pour votre entreprise d’assistance virtuelle en cas de recommandations.

Assistant virtuel: Programmation d’évènement 

Votre employeur a besoin de quelqu’un pour organiser son emploi du temps ; planifier les évènements (réunion, voyage, dîner, séminaire, etc.) auxquels il doit prendre part, réserver le billet ou de chambre d’hôtel, suivre et coordonner les différentes actions autour de la société dont vous avez la charge. Il est de votre devoir que tout dans l’intégralité soit limite parfait et se déroule comme il faut. Vous devez donc avoir une gestion parfaite du temps, car, c’est sur lui que repose l’organisation des tâches de l’entreprise.

Assistant virtuel : Maîtrise de l’outil informatique et des réseaux sociaux 

Pour espérer faire un bon assistant virtuel, une maîtrise parfaite des rudiments de l’outil informatique est nécessaire. Dans le cas contraire, une formation appropriée dans le domaine est de mise. Ceci permettra de contourner tout problème informatique qui surviendra durant le travail. Une connaissance moyenne de l’univers des réseaux sociaux aidera certainement dans l’accomplissement des tâches de community management notamment.  

Assistant virtuel: Communication écrite et orale 

La communication pour un assistant virtuel n’est pas seulement écrite. Il arrive bien souvent qu’il faille également communiquer de façon orale avec les clients. Il est donc nécessaire d’avoir une bonne aisance communicationnelle à l’écrit comme à l’oral. Cultivez-vous beaucoup et n’oubliez pas que vos clients exigent un travail de qualité.

Le métier d’assistant virtuel est en pleine croissance aujourd’hui et pour cause, il permet au spécialiste du domaine de travailler depuis leur maison. Avant de se lancer dans ce domaine, il est important de connaitre les réalités du métier d’assistant virtuel. Il faut être passionné, créatif, communicatif et organisé. Il faut avoir le minimum du matériel fondamental, les qualités et les compétences requises pour le travail. Un bon assistant virtuel est celui qui sait faire preuve de confidentialité sur les documents et les données partagées. Son travail doit refléter son professionnalisme et son sens de l’engagement. Un assistant virtuel c’est le meilleur élément qu’il vous faut si, votre entreprise ne possède pas de local ou est en pleine expansion. Nous vous garantissons à Hiddekel-services la crème parlant d’assistants virtuels.