Pourquoi de si mauvais retours après une collaboration ? À qui la faute? Quelles sont les astuces pour déléguer des tâches aux assistants virtuels?
Compte tenu de la diversité des tâches auxquelles les assistants virtuels sont affectés, il est assez courant que ces derniers ne réagissent pas correctement s’ils ne reçoivent pas les consignes adéquates.
Pour intégrer ou non une personne de plus dans l’équipe, il vous faudrait avoir des prérequis sur le sujet. C’est ce que nous vous offrons à travers ces méthodes simples et accessibles de délégation qui vous aideront sûrement :
Le briefing pour confier des tâches aux assistants virtuels
Un briefing est nécessaire pour garantir l’efficacité d’une collaboration avec votre assistant virtuel « AV ». Vous pensez à une liste toute banale ? N’hésitez pas à insérer des screencasts ou des schémas pour aider votre collaborateur à assimiler rapidement et efficacement les missions.
Tenez un calendrier pour confier des tâches à vos assistants virtuels
Un calendrier avec des marqueurs cibles vous donnera des attentes réalistes quant au temps requis pour mettre fin à un projet. Votre Assistant Virtuel a cependant la possibilité de contourner ce calendrier et vous proposer des mises à jour si nécessaire. Tenir un calendrier évite plusieurs inconvénients, en particulier pour les projets d’envergure. S’il est respecté, vous pouvez suivre l’évolution du travail effectué par votre Assistant virtuel sur votre projet. Un avantage certain, car vous pourrez repérer les erreurs dès le début et les faire réviser avant qu’elles n’aient un quelconque impact sur la prochaine phase du projet.
Confiez ce que vous devez confier
Déléguer, ce n’est pas absolument dire vous débarrasser de ce que vous ne voulez pas du tout traiter. Navré cher promoteur, vous restez le capitaine du navire, il y a des tâches qui vous repoussent peut-être, mais vous seul devez et pouvez les traiter !
Soyez limpide dans vos attentes
Avoir une idée claire sur vos attentes affectera sans le moindre doute le rendu des tâches que vous déléguez à votre assistant virtuel. Vos résultats attendus serviront de guide tout au long du projet. C’est une garantie que votre assistant virtuel travaillera pour atteindre les mêmes objectifs que vous.
Lorsque vous donnez des instructions ou des exigences, soyez aussi précis que possible. Des instructions vagues peuvent entraîner plusieurs échanges d’e-mails entre vous et votre assistant virtuel, entraînant des retards et affectant les coûts du projet.
Restez précis par rapport aux objectifs et confiez les tâches à vos assistants virtuels
Deux questions phares devraient être posées dans ce cas :
- Pourquoi faire ? Ayez à l’esprit que vous déléguez une tâche que vous devez faire faire à votre place. Dans cet ordre d’idée, précisez convenablement ce que vous voulez confier.
- Qu’est-ce que j’attends de mon assistant virtuel ? Ici il est question de la quantité et la qualité des traitements de demandes, le respect des échéances, etc. Ce dernier revêt une grande importance en ce sens que ce sera à partir de ces indicateurs que vous pourriez mesurer l’efficacité et le dynamisme de votre assistant.
Fixez-vous des objectifs SMART
Gagnez du temps. Établissez des objectifs en misant sur une valeur sûre.
N’hésitez pas à vous inspirer des objectifs SMART :
- Spécifique : un objectif simple à comprendre, clair, précis et compréhensible
- Mesurable : un objectif qui peut-être en même temps quantifié et qualifié
- Atteignable : source de motivation pour les employés, les objectifs doivent être atteignables et appropriés
- Réaliste : un objectif qui soit réalisable et relève un très bon défi. Un bon assistant virtuel s’efforcera de livrer plus et de plaire à ses clients tant qu’ils sont raisonnables avec leurs demandes.
- Temporellement défini : un objectif bien défini dans le temps avec un deadline bien précis
Ensuite, éliminez les tâches qui ne correspondent pas à vos objectifs.
En vous fixant des objectifs clairs, vous restez focaliser de façon permanente sur elles, donc vous serez plus enclin à trouver une façon de les atteindre.
Optez pour des échanges réguliers avec votre Assistant Virtuel
Mis à part les questions que votre assistant virtuel pourrait poser en cours d’exécution d’une tâche, un rendez-vous régulier vous est vivement conseillé ! Grâce à cette séance de reporting, vous pourriez identifier ses blocages, ses zones de confort ainsi que les points à améliorer. Une manière également de faire un suivi régulier de ce qui a été fait, d’apporter de plus amples explications sur les travaux en cours, etc.
Apprenez à former vos assistants virtuels
Confier des tâches aux assistants virtuels ne signifie pas « refiler le job ». Assurez-vous que les ressources que vous avez engagées possèdent les informations pour réaliser le travail demandé. Une règle fondamentale pour déléguer efficacement se résume par : Regardez-moi faire, faisons-le ensemble, maintenant essayez de le faire par vous-même.
Utilisez des applications pour communiquer
Les applications de gestion du temps vous aident facilement.
- Utilisez Trello pour améliorer la productivité des petites entreprises en gardant les petites équipes sur la bonne voie.
- Envisagez d’utiliser Jira pour les plus grandes équipes.
- Slack permet de gagner beaucoup de temps en courriels, vous permettant de gérer plusieurs équipes sans vous demander où le fil original a été envoyé.
Des plateformes comme Google Drive peuvent vous rendre plus productif, et vous pouvez augmenter leur force avec de simples astuces de productivité au bureau.
Traiter les erreurs de manière productive
Un collaborateur se voit très vite démoralisé lorsque vous lui communiquez que son travail est insatisfaisant et que vous le corrigez vous-même.
Vos collaborateurs apprendront et se développeront en faisant des erreurs. Essayer de préférence de faire part de vos remarques de cette façon :
- Faites une proposition.
- Étayez avec 2 raisons pour lesquelles vous pensez que c’est une bonne idée.
- Faites un commentaire général positif sur la personne, ses capacités, etc.
Recueillez les idées du collaborateur sur la manière d’apporter des améliorations. Une fois que le collaborateur a amélioré son travail, vous pouvez examiner ensemble les raisons pour lesquelles le résultat n’a pas répondu aux attentes. Considérez la possibilité que vos instructions étaient moins claires que vous ne le pensiez ou que vous aviez surestimé les compétences de votre collaborateur. Rappelez-vous que si vous coachez, le but de la discussion est d’apprendre et non pas de blâmer.
Restez responsable
Vous devez être au-dessus de tous types de conflits. Vous formez des collaborateurs pour qu’ils soient attentifs et engagés dans leur travail. La dureté est inutile, mais parfois, le leadership exige de dire des choses que d’autres préfèrent ne pas entendre.
Adoptez le fameux « merci » !
Un dernier et non certainement le moindre, vos ressources externes vous permettent de sauver du temps et gagner de l’argent et vous apportent une valeur ajoutée. « Merci » est la marque déposée de reconnaissance qui fortifiera encore plus votre équipe.
De nombreuses études indiquent que les personnes qui reçoivent de la reconnaissance régulièrement sont plus engagées, productives et susceptibles de rester au sein de l’organisation où elles travaillent. Sortez de cette spirale de pensée « pas de nouvelles, bonnes nouvelles ». Confiez des tâches à vos assistants virtuels et pensez à féliciter vos collaborateurs et à reconnaître leur contribution de façon significative et distincte.
Les assistants virtuels à Hiddekel-Services
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